YOGYAKARTA — Program Pengabdian kepada Masyarakat (PPM) Universitas Ahmad Dahlan (UAD) ditujukan kepada sekretaris dan staf eksekutif di lingkungan Muhammadiyah dan ‘Aisyiyah se DIY, Rabu (7/7) siang. Acara virtual ini diikuti 60 peserta dari perwakilan PWM, PDM, PWA, PDA, sekretaris majelis/lembaga di lingkungan PWM dan PDM se-DIY, staf P.T. Buharum, P.T. Surya Citra Madani, P.T. Radiomu. Diselenggarakan dua dosen Teknik Informatika, Jefree Fahana S.T., M.Kom. dan Ahmad Azhari, S.Kom., M.Eng.

Dalam sambutannya Ketua PWM DIY, H. Gita Danupranata, S.E., M.M., menyampaikan bahwa pentingnya pengelolaan organisasi khususnya administrasi perkantoran dapat memanfaatkan teknologi sehingga pengelolaan lebih mudah dan cepat. Dalam situasi pandemi yang mengharuskan dilakukannya Work from Home (WfH) kerja organisasi jangan berhenti, apalagi dalam hal administrasi seperti persuratan, peneribatan surat keputusan, dan lainnya.

“Jangan sampai WfH dimaknai sebagai liburan pegawai/karyawan namun betul betul kerja dari rumah,” tegasnya.

Hadirnya e-office PWM DIY yang menjadi materi PPM tersebut menjadi jawaban atas kebutuhan saat ini dan akan datang. Selain itu, yang tadinya banyak membutuhkan kertas untuk dicetak maka akan bertransformasi ke arah paper less.

Jefree Fahana, ketua pengabdi, menjelaskan bahwa program ini mengusung tema Manajemen Organisasi di Masa Pandemi. Turunan temanya adalah Pemanfaatan Aplikasi E-Office untuk Pengelolaan Administrasi Perkantoran dan Pengemasan Media Sosial untuk Membangun Komunikasi Organisasi.

Latar belakang mengusung tema ini, lanjutnya, adalah melihat situasi Muhammadiyah sebagai organisasi berkemajuan namun pengelolaan administrasi khususnya persuratan dan dokumentasi rapat masih belum terkelola dengan baik. Pandemi ikut melemahkan proses dokumentasi kegiatan rapat dan atau penyelesaian tugas-tugas karyawan karena WfH. E-Office merupakan salah satu sarana untuk terwujudnya good governance organisasi.

Dalam sesei materi 1, Jefree memaparkan E-Office tentang manfaat dan keunggulan menerapkan e-office pada Muhammadiyah dilanjutkan silmulasi sistem e-office yang akan digunakan di lingkungan PWM DIY. Pemateri memberi kesempatan agar masing-masing organisasi maupun unit yang hadir dan memiliki sumber daya IT dapat mengembangkan secara mandiri agar bisa memenuhi kebutuhan masing-masing unit.

Materi kedua disampaikan Ahmad Azhari terkait urgensi penggunaan e-office serta optimalisasi Google Calendar menggunakan Link Generator. “Kendala utama dalam transformasi komunikasi organisasi adalah dalam pemanfaatan aplikasi komunikasi seperti contohnya WhatsApp,” katanya.

Penggunaan WA dapat diintegrasikan dengan pemanfaatan Google Calendar dalam agenda atau acara, menggunakan Google Calendar Link Generator. “Ketika kita memiliki agenda atau acara tertentu dan diundang melalui surat elektonik/whatsapp/surat manual, sering terlewatkan. Penggunaan link generator akan memaksimalkan penggunaan Google Calendar yang akan tersinkron otomatis ke handphone kita masing-masing,” paparnya.

Antusiasme peserta PPM terlihat dari banyaknya pertanyaan dan tanggapan. “Alhamdulillah melalui acara ini kami terbantu dalam pengelolaan agenda, baik melalui E-Office maupun Google Calendar Link Generator. Menjadi pengalaman baru dan menambah pengetahuan dalam pengelolaan organisasi yang lebih baik,” kata Ibu Ika, peserta dari Kulonprogo.

Program pengabdian dilaksanakan empat tahap dalam empat hari yang rencananya dilaksanakan dua hari di bulan Juli 2021 mengupas E-Office, dan 2 hari di bulan Agustus 2021 mengenai pengemasan media sosial. (*)

Wartawan/Editor: Heru Prasetya